Google Drive – Ein Cloud-Dienst, der sich wirklich lohnt

Cloud, zu Deutsch Wolke, steht in der Internetwelt für die Möglichkeit, Speicherplatz im Web zur Verfügung zu haben und Programme ausführen zu können, die nicht auf dem lokalen PC installiert sind. Dateien werden dabei auf dem Server des jeweiligen Dienstleisters abgespeichert. Einzige Voraussetzung ist natürlich ein Internetzugang.

Mittlerweile gibt es zahlreiche Dienstleister, die Clouds anbieten. Doch bei der richtigen Wahl kommt es nicht nur auf die kostenlose Speichermenge an, sondern vor allem auch auf Zusatz-Funktionen. Hier punktet vor allem Google Drive. Ehemals “Google Text & Tabellen”, später “Google Docs” und nun “Google Drive” ist eine Webanwendung von Google, die es ermöglicht, Dateien zwischen verschiedenen Rechnern und Nutzern zu synchronisieren und bereitzustellen. 2012 bekam der Dienst Cloud-Store-Fähigkeiten und wurde daraufhin in Google Drive umbenannt. Von da an stellt die Anwendung eine attraktive Alternative zu anderen Cloud-Diensten dar.

Das Prinzip solcher Dienste besteht darin, dass jeder Benutzer Dokumente, Bilder, Musik, Videos und vieles mehr von sämtlichen Geräten aufrufen und bearbeiten kann. Änderungen werden synchron gespeichert und auch das Teilen für andere Benutzer ist möglich. Datentransporte per USB-Stick, CD oder externer Festplatte, um Dateien zu sichern oder auf ein anderes Gerät zu übertragen, werden damit hinfällig, da in der Cloud Daten direkt im Internet gespeichert werden.

Bei Google Drive stehen Euch zusätzlich Funktionen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Erstellung von Bildschirmpräsentationen, Formularen, Zeichnungen sowie die Zusammenfügung von PDF-Dokumenten und die Verknüpfung von Google Drive mit anderen Apps zur Verfügung. Alle Dokumente können gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeitet werden. Die Anwendung gibt es für Android, iOS, Mac OS X und Microsoft Windows und ist auf allen Geräten nutzbar, auf denen Google Drive installiert ist.

Google Drive Funktionen

Die Benutzeroberfläche von Google Drive ist sehr übersichtlich angelegt. Auf der linken Seite findet Ihr eine Menüleiste, unter “Neu” lassen sich neue Ordner oder Dateien erstellen.

Google Docs:

In dem Textverarbeitungsprogramm ermöglichen Bearbeitungs- und Design-Tools Text- und Absatzformatierung. Es stehen zahlreiche Schriftarten zur Verfügung und Links, Bilder und Zeichnungen können in die Dokumente eingefügt werden. Google Docs lassen sich wie auch alle weiteren Dokumente von überall erstellen und bearbeiten. Für mobile Geräte muss dafür die App heruntergeladen werden.

Sobald Ihr oben rechts im Dokument auf “Freigeben” klickt, könnt Ihr entscheiden, wer den Link zur Datei erhalten soll. Alle Personen, für die das Dokument freigegeben ist können es dann sehen, kommentieren und bearbeiten. Durch Cursorbewegungen seht Ihr, wenn andere Nutzer das Dokument gerade bearbeiten. Währenddessen könnt Ihr mit ihnen chatten oder Kommentare hinterlassen. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert, anhand des Überarbeitungsverlaufs könnt Ihr ältere Versionen des Dokuments aufrufen.

hat. Die Textverarbeitung ist mit Microsoft Word kompatibel, Dateien können ganz einfach konvertiert werden.

Google Tabellen:

Die Tabellenkalkulation ist mit Excel kompatibel und bietet Funktionen wie Formelverarbeitung, Formatierung, Sortierung, horizontales und vertikales Verbinden von Zellen. Excel-, CSV- und OpenDocument-Dateien können importiert und neben PDF- und HTML-Dateien auch exportiert werden. Auch auf Tabellen könnt Ihr von Smartphone, Tablet oder PC aus zugreifen.

Google Präsentationen:

In die Bildschirmpräsentationen lassen sich Texte, Zeichnungen, Bilder und Videos beliebig einfügen. Die Wiedergabe erfolgt direkt im Browser, die Präsentationen sind mit PowerPoint-Dateien kompatibel.

Google Formulare:

Ihr könnt über Drive Formulare online erstellen und beispielsweise Links zu Online-Umfragen per E-Mail verschicken. Die Empfänger können das Formular direkt in der Mail oder online auf der Google-Seite ausfüllen und wieder zurück schicken. Bei den Antworten habt Ihr die Wahl zwischen Freitext, Auswahlfrage, Ankreuzvorschlägen, Skala und Position im Gitter. Mit den Antworten erstellt Google Drive Statistiken, die im Tabellen-Editor geöffnet und bearbeitet werden können. Neben Umfrageformularen könnt Ihr auch Anmeldungen zu Veranstaltungen verwalten oder E-Mail-Adressen für Newsletter erfassen.

Google Zeichnungen

Hier könnt Ihr grafische und geometrische Elemente, Schrift und Bilder verwenden, um Diagramme und Flussdiagramme zu erstellen. Exportformate sind PNG, JPEG, SVG und PDF.

Unter “Neu” und “Mehr” lassen sich neben Formularen und Zeichnungen auch “Weitere Apps verknüpfen”: Google bietet damit Schnittstellen für Entwickler, um Drive mit anderen Anwendungen zu verbinden, z.B. lassen sich anhand des Save-to-Drive-Knopfes Inhalte einer Webseite direkt auf Drive sichern.

Auch Offline arbeiten ist mit Google Drive kein Problem mehr. Voraussetzung ist ein installierter Google Chrome-Webbrowser. Weiterhin müsst Ihr vorher oben rechts unter “Einstellungen” das Kontrollhäkchen neben “Offline” aktivieren und schon lässt sich auch ohne Internetverbindung weiterarbeiten.

Mit der App “Google Drive for Work” erhalten Unternehmen für acht Euro pro Monat und Nutzer bei mehr als fünf Personen unbegrenzten Speicherplatz für Dateien, Ordner, Sicherungskopien und mehr. Auch hier lassen sich Microsoft-Office-Dokumente synchronisieren und wichtige Arbeit jederzeit und von überall aus erledigen. Für alle, die nicht ganz so viel Speicherplatz brauchen reicht auch die kostenlose Variante.

Verwendung mit Google

Über das “Apps”-Symbol in der oberen rechten Menüleiste kommt Ihr ganz einfach zu weiteren Google-Produkten wie Gmail, YouTube, News oder Maps. Nutzt Ihr Gmail, könnt Ihr bei E-Mail-Anhängen Euren Mauszeiger über den Anhang bewegen und nach dem Drive-Logo suchen. Anhänge werden dann direkt in Google Drive angezeigt oder gespeichert.

Die Google Suche innerhalb der Anwendung erkennt Objekte in Bildern und Text in gescannten Dokumenten. Bei der Suche nach Wörtern werden dadurch nicht nur Dokumente angezeigt sondern auch Bilder. Ihr könnt also das Suchfeld nutzen, um Ordner oder Dokumente ausfindig zu machen, auch Bild- oder PDF-Dokumente lassen sich dank der automatischen Text- und Bilderkennung blitzschnell finden.

Dank Drive könnt Ihr Eure Google+ Fotos zum Leben erwecken und professionelle Bilder, Animationen und Videos erstellen.

Bei den Chromebooks ist Google Drive bereits integriert. Dateien und Fotos werden dort automatisch gesichert. Ein großer Vorteil ist, dass neue Chromebooks meist 100 GB kostenlosen Speicher für die ersten zwei Jahre bereitstellen.

Nutzung und Sicherheit

Voraussetzung für die Nutzung von Google Drive ist die Einrichtung eines Google-Kontos. Besitzt Ihr bereits eines durch die Verwendung von Google+, Gmail oder anderen Google-Diensten könnt Ihr natürlich dieses Konto verwenden. Umgekehrt erhalten Nutzer mit der Anmeldung bei Google Drive auch Zugriff auf alle weiteren von Google angebotenen Produkte – ein Account für sämtliche Anwendungen also.Die Office-Funktionen von Drive sind zwar nicht ganz so umfangreich wie beispielsweise bei Microsoft Office aber alle wichtigen Grundfunktionen sind enthalten. Für alle Dateien ist die verschlüsselte Seitenübertragung durch SSL und HTTPS standardmäßig aktiviert. Dateien sind somit zwischen Client und Server verschlüsselt, sowie auf dem Server verschlüsselt abgelegt.

Bei der Freigabe Eurer Dokumente für andere Personen könnt Ihr zwischen drei Stufen wählen:

1. das Dokument wird nur für bestimmte Google-Nutzer freigegeben
2. alle Personen, die über den geheimen Link verfügen können darauf zugreifen
3. alle Personen die frei im Web sind und somit auch Suchmaschinen können die Inhalte abrufen

Google Drive Speicher

Bis 2013 erhielt jeder Google Drive-Nutzer von Anfang an 5 GB freien Speicher. Mittlerweile wurde der Speicher von Gmail, Google+ Fotos und Google Drive zusammengelegt, sodass Ihr 15 GB kostenlos erhaltet. Google verfolgt damit sicherlich auch das Ziel, seine anderen Produkte an den Nutzer zu bringen, dieser zieht letztlich aber auch Vorteile aus dieser Verbindung: Dateien können sicher aufbewahrt werden, E-Mail-Anhänge und Fotos direkt in Drive gespeichert werden. Wird der Speicherplatz knapp, kosten Euch weitere 100 GB monatlich 1,99 US-Dollar.

Kontra

Im Vergleich zu anderen Cloud-Diensten klingt der kostenlos angebotene Speicher vielleicht wenig. Die Telekom-Cloud bietet beispielsweise 25 GB kostenlosen Speicher, allerdings wird dem Nutzer darüber hinaus kein weiterer Online-Speicher zur Verfügung gestellt. Bei Dropbox können Nutzer bis zu 16 GB kostenlosen Speicher bekommen, indem sie Nutzer werben. Google bietet für Gmail, Google+ Fotos und Drive insgesamt 15 GB Speicherplatz, je nach Gmail- und Google+-Nutzung bleibt weniger für Drive und umgekehrt.
Das Betriebssystem Linux, sowie Blackberry und Windows Phone werden bisher nicht unterstützt.
In der ersten Fassung der deutschsprachigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen hieß es, Google hätte das Recht, Dokumente weiterzuverwenden. Es handelte sich dabei laut Google um einen Übersetzungsfehler. Der Abschnitt wurde umgeändert – etwas Skepsis bleibt trotzdem.

Pro

Google Drive eignet sich wunderbar für alle, die auch andere Google-Dienste wie Docs, Gmail, Google+ und Picasa nutzen. Der Speicher erhöht sich damit auch für diese Anwendungen.
Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen lassen sich direkt in der Cloud erstellen und bearbeiten. Damit spart Ihr Geld für Pakete wie Microsoft Office 365.
All Eure wichtigen Dokumente sind gesichert, zum Beispiel beim Ausfall einer Festplatte.
Google Drive ist systemübergreifend nutzbar.
Kooperationen von mehreren Personen werden um einiges erleichtert.
Die Dateisuche für Daten in Google Drive ist durch eine automatische Text- und Bilderkennung ähnlich umfangreich wie die Google Suche selbst.
Ihr erhaltet mit Google Drive viel Platz bei hoher Datensicherheit und eine nahtlose Integration in andere Produkte von Google.